Nicht nur technische Faktoren können ein Projekt in Schieflage oder gar zu Fall bringen, auch soziale Aspekte mit den Stakeholdern und Teammitgliedern darf als möglichen Gefahrenpotential nicht übersehen werden. In einem Projekt werden immer verschiedene Persönlichkeiten mit verschiedenen Positionen und unterschiedlichen Aufgaben betraut. Da kann es zu zwischenmenschlichen Problemen führen, die rein gar nichts mit dem eigentlichen Projekt zu tun haben können. Ein Projektleiter hat neben der Koordinierung der Kosten und dessen Tasks auch die Aufgabe, das Minenfeld bei zwischenmenschlichen Interaktionen sauber zu durchqueren. Beim Scrum werden diese Probleme oft bei den Sprint Retrospektiven zu Tage geführt, wenn klar ausdiskutiert wird, warum es bei dem gerade abgeschlossenen Sprint eventuell haperte. Bei den klassischen Projektmethoden obliegt dies allein dem Projektleiter mit dem Stakeholder Management ein offenes Auge dafür zu haben.
Problem in der Kommunikation untereinander?
Für mich ist eines der wichtigen Eckpunkte für ein erfolgreiches Projekt, die Abstimmung bzw. die Kommunikation jeglicher Art mit allen Projektbeteiligten. Dazu gehören Personen, welche aktiv oder nur anhand ihrer Macht und Position innerhalb der Firma Einfluss auf die Projektziele und dessen erfolgreiche Umsetzung haben.
Nur tickt nicht jeder gleich, sondern hat für sich charakteristische Merkmale, die bei der Kommunikation und Handhabung zu beachten sind. Personen nehmen ausgegebene Informationen anders wahr, als man selbst gemein hat. Eine rationalere Person, mit dem Hang zu detaillierten Faken, überfordert unwissentlich beim Informationsaustauch eventuell ein experimentierfreudigeres Gegenüber, welches nur das große Ganze im Auge hat. Bei einer vermeintlichen Abstimmung, Festlegung von Arbeitspaketen oder Vereinbarungen denken dann beide Parteien, dass man die Punkte verstanden wurden und führen ihre Tätigkeiten in ihrem Sinne aus. Als Resultat kann dann ein unterschiedliches Ergebnis des abgestimmten Arbeitspaketes dann sein. Der rationale Typ erwartete klare Umsetzung von Fakten, wogegen der innovativere Typ einige Fakten ignoriert oder gar anders interpretiert hat. Beide Parteien hatten aber dennoch in ihren Augen ihr Bestes gegeben. Wer hat nun Schuld bei dieser vermeintlich schlechten Abstimmung gehabt?
Eine Frage am Rande: Haben Sie immer verstanden, was ihr Ehepartner von ihnen verlangte oder sich von ihnen wünschte?
Vier Phasen der Teambildung
Bei einem längeren Projekt durchschreiten die Mitglieder eines Teams in der Regel immer die gleichen Phasen:
- Forming: Wer sind meine Teilnehmer? Das erste kennenlernen und abstecken von Hierarchien beginnt.
- Storming: Die ersten Probleme durch Kommunikationsprobleme tauchen auf. Sie zeigen sich spätestens mit Konflikten und ziehen die Leistung des kompletten Teams herunter.
- Norming: Man stimmt sich auf die anderen Mitglieder ein und man lernt die Eigenheiten und Wünsche der anderen besser kennen. Es bildet sich langsam ein Wir Gefühl.
- Performing: Das Team ist ist der Lage ihre Leistungen kontinuierlich zu verbessern.
Phasen bei einer Teambildung
Mit der Sprint Retrospektive bei Scrum werden die Zeiten der Zyklen enorm verkürzt, da die Analyse der internen Prozesse des Teams ein wesentlicher Bestandteil des Scrum Frameworks ist. Bei klassischeren Methoden kann es um einiges länger dauern, da sich nicht gleich die wahren Gründe etwaiger Probleme offenbaren.
Unterschiedliche Charaktertypen im Team?
Was macht man aber, wenn Projekte verwaltet werden, die nicht so lange existieren, oder deren Mitglieder sich zu jedem neuen Projekt ändern? Da muss man als Projektmanager die Phasen von Forming hin zum Norming abkürzen und die Gefahren gekonnt umschiffen. Dabei stehen Projektleiter mehre Methoden zur Kommunikation und Einschätzung der Personencharakter zur Verfügung. Ich persönlich wende die HBDI (Hermann Brain Dominance Instrument) Methode zur Unterstützung bei den Klassifizierungen der einzelnen Charakteristika der Teilnehmer im Projekt. Es soll mir Helfen, wo bei den Projektmitgliedern die etwaigen Stärken und Schwächen liegen könnten. Wo können sich Synergien durch gemeinsame Stärken bilden um gemeinsam mehr als Team heraus zu holen. Weiterhin hilft es, den Wünschen und Erwartungen der Stakeholder gerecht zu werden, indem die Informationen so aufbereitet werden, wie Sie es am ehesten Erhoffen oder Erwarten.
Unter HDBI werden Personen vier verschiedene Denkstile mit Hilfe von Farben zugeteilt.
Blau: Der logische Typ (Mag Fakten)
Grün: Der organisatorische Typ (Hat das Budget in den Augen)
Gelb: Der erfinderische und experimentierfreudigere Typ (Sieht die Vision und das „große Ganze“)
Rot: Der soziale Typ (Interessiert Schulungen, Das Team an sich)
Eine organisatorische Person interessiert es weniger, dass ein Feature X schon vorab gelöst werden konnte. Die interessantere Information ist dann eher, man konnte durch Synergien vorzeitig Key Features Umsetzen und so die Entwicklungskosten um Y % unterschreiten.
Fairness halber muss auch gesagt werden, dass eine Person nur eine Farbe hat, sondern eigentlich eine Mischung aus allen Farbbereichen ist. Es sind jedoch einige Denkstile stärker und somit dominanter ausgeprägt. Diese Dominante Eigenschaften sind es, die bei dem Teilnehmer gefunden werden sollte.
Stakeholderregister
Als unterstützendes Handwerkszeug gehört die Verwaltung der Projektteilnehmer durch ein Stakeholderregister. Neben den allgemeinen Daten ist diese Tabelle zusätzlich mit allen Zusatzinformationen gefüttert, die so einem einen schnellen Überblick über folgende Themen bringen soll:
- Wer kann mir helfen, das Projekt voran zu bringen?
- Wen muss ich umgarnen, der eventuell das Projekt torpedieren könnte?
- Was für ein Persönlichkeitstyp steht mir bei der Kommunikation gegenüber?
- Wie oft und in welchem Ausmaß soll ich die Teilnehmer informieren?
Beispiel Stakeholderregister mit Excel
Download meines Templates
Anbei könnt ihr hier mein Template zum Testen oder Anwenden herunter laden.
Welche Hilfsmittel werden sonst verwendet?
Mich würde es interessieren, welche anderen Hilfsmittel verwendet werden. Für Kommentare oder Tipps wäre ich dankbar.